档案馆网站建设：现代化管理与信息资源开发的关键步骤
档案网站建设是现代档案管理的重要组成部分，是档案馆对外宣传、提供档案快速利用的重要窗口。网站建设的成功与否，是体现档案信息资源现代发展水平和档案工作整体成效的重要标志。因此，这项工作引起了业界的广泛关注。然而，一个成功的档案网站不可能在短时间内建立起来。必须结合自身工作实际，进行全面透彻的需求分析，科学合理地规划网站的功能、结构和内容，并提出具体的设计方案。理念和分步骤的建设方案，不断赋予先进的技术手段，才能逐步达到既具有鲜明特色又具有专业水准的目标。
一、档案网站的功能定位
计算机和信息技术的快速发展加速了信息社会的到来。互联网上各类网站如雨后春笋般涌现，包括政府网站、企业网站、商业网站、行业网站、个人网站等，它们都有不同的功能定位和目标，以满足各种需求和信息服务。档案网站是一个特殊的行业网站，主要面向档案的管理、开发和利用。其主要功能可以从三个方面来规划。
1．信息发布功能
行业网站应具备的首要功能是充分利用行业丰富的资源向社会公众提供信息咨询服务，实现信息资源的共享和服务的公开。因此，开发反映档案原始历史的信息并提供给公众应该成为档案网站表达的主题，因为档案只有服务于社会才能体现其潜在价值。档案中蕴含的海量、真实的历史信息是人们访问档案网站的目的。
2．宣传教育功能
档案法律法规、档案工作业务标准和制度、档案知识推广、教育、档案管理新动态也是档案网站不可或缺的功能。档案馆可以利用网站的时空跨度，将这些信息及时向档案管理者和社会公众发布，让人们了解档案、熟悉档案、维护档案、使用档案，从而充分发挥档案在人们实际工作、生活中的作用。一些影响。
曾几何时，档案在人们心中有着神秘而隐秘的印象。但随着改革开放的深入，随着政府信息的透明化和公开化，档案网站也将成为人们了解本部门、本单位当前行政工作进展和成效的一个窗口。
3、中介平台功能
档案网站的另一个重要功能是可以服务档案管理电子化发展，成为内部档案业务管理的中介平台，实现办公网络化与文件管理一体化。
数字信息时代，档案工作的任务、要求、形式正在发生深刻变化。网站作为档案信息接收和传播的界面，具有运行方式的独立性、信息传播的及时性、浏览查询的全球性。等特点，能够充分承担数字档案归档管理和开发利用的双重功能，从而使档案工作适应时代新要求。
2、档案网站的结构框架
档案网站的功能定位实际上就是网站建设时要达到的目标。如何实现这一目标需要一个合适的网站结构来保证。档案网站的结构框架设计需要注重档案固有的安全性、保密性和部分开放性。同时，网站维护的便利性、信息更新的及时性、服务交流的顺畅性也是必须考虑的因素。
1．为网站创建独立域名
有的档案网站，特别是高校档案网站，是作为机构网站的分栏实现的，有的申请虚拟主机建站。这给信息的发布和更新以及网站的维护和扩展带来了很多不便。 。特别是档案馆中含有大量的数据库和多媒体信息，服务器需要根据实际的要求和变化进行或改变各种设置；档案信息的安全要求很高，采用远程更新和网站管理方式不利于信息的保护。控制住。因此，没有独立域名的WEB主机对于建立动态网页、发布多媒体信息、提高网站的安全性和技术水平是不可忽视的障碍。独立的域名也是宝贵的无形资产。网站只有注册域名，才能拥有自己独立的网站地址，并可以在国际互联网上自由发布各种档案信息，建立和扩大档案馆的对外影响力。
2．采用多业务平台架构
档案网站应采用多服务平台架构设计，实施安全的身份认证机制，为不同需求、不同身份的访问者提供不同的服务内容。
档案网站作为公共服务平台，应当为访问者提供完全开放的信息查询服务和有限的信息咨询服务。由于档案具有与其他信息不同的特点，有的可以公开，有的为全文信息，有的只是目录信息，有的涉及国家、机构或个人的利益，只能有条件地向不同的对象开放。对此，在设计技术上应严格区分。档案馆所属机构决策部门拥有最高查询权限，应启用更全面的档案信息为其服务，而普通受众只能查询公开档案或授权信息。
此外，档案网站必须能够充当组织内部档案业务现代化管理的桥梁，形成档案创建与接收部门之间工作指导、监督以及档案信息传递和接受的网络通道。当今主流的档案管理系统已经发展成为B/S和C/S相结合的方式。用户无需安装客户端软件。他们可以通过浏览器登录档案网站，直接不断地向服务器发送数据，从而实现在线归档。目的。档案网站的这一功能使档案管理不受时间和地域的限制，特别适合多校区的大学档案。
3.建立在线更新机制
档案网站建立后，需要不断及时更新和维护信息，以保持网站的活力和吸引力。因此，新闻信息发布系统技术可用于设计和处理信息内容经常变化、信息形式相对统一的栏目，如新闻、工作更新、服务指南等。该技术的突出优点是可以对栏目设计、信息编辑、上传、审核进行集中在线管理。而且系统可以自动完成信息的发布，网页展示格式一致、规范。利用该技术，信息更新工作将变得非常方便、快捷，达到管理员和信息人员协同工作的目的。
4.提供互动沟通渠道
档案网站要打造档案管理、利用和交流的新模式。它不仅应具有发布信息的功能，还应为归档单位和所有参观者提供互动交流的功能。网站的互动功能很好地体现了档案工作便民、惠民、为民的服务理念。还可以随时接受公众的监督和建议，使网站建设日趋完善。
3.网页制作
网页是网站结构中的支撑，是承载信息的“容器”。其制作技术与网站结构紧密结合，直接响应具体信息内容。由于网页的“页面”概念与传统的文本页面不同，因此它具有超链接、超媒体等极其灵活的属性。不仅可以无限制地扩展，而且还可以“自适应”、“情感化”，所以需要精心策划。 、精心设计、精心处理，实现档案网站功能的各个角色。
1. 栏目设置
栏目设置分为首页栏目和层次栏目。首先，所有栏目都要有“标题”，让访问者一目了然，有明确的引导。在不迷惑访问者的前提下，适当的对比会防止栏目名称雷同、精炼，更能凸显网页主框架的高档性。其次，分级栏目不宜过多。否则，游客会有一种“寻宝”的感觉。点击并找到他们想要的内容需要花费时间和精力。他们会放心地找到自己想要的内容。然而，白白走了一路之后，他们就会感到无聊。 。因此，设计三级以上的分级柱是大忌。
以高校档案馆网站为例，首页一般应包括两类一级栏目：一是主栏目，如“机构设置”、“规章制度”、“档案查询”、“编译”等。和研究成果”、“在线存档”等；二是子栏目，如“工作动态”、“新闻联播”、“学术园地”、“服务指南”等。其他一些辅助功能不一定会显示为栏目。
主栏是首页应该包含的基本内容。例如，机构设置栏可以介绍档案馆的管理职能、分工或者具体业务联系方式等，让人们对档案馆的工作网络结构有一个大概的了解。档案的历史沿革或档案信息都可以穿插其中。法律法规栏目比较直观，但需要区分法律法规、业务标准和单位的规章制度，或者分栏展示，或者用分隔符分隔。这样可以达到更好的宣传教育效果。档案查询栏目是档案网站的主角。最好设置为次要类别，按类别进入。单位当前文件查询可直接放在首页，凸显其便捷性和高利用率。在编辑和研究成果栏目中，最好有一些多媒体专题网上展览。如果没有学术研究的主要栏目，可以将这部分内容合并进去。网上归档部分主要为专职、兼职档案员提供访问档案管理系统的入口。
副栏目是主栏目的补充和扩展。使得档案网站建设中与功能定位相关的内容更加丰富多彩，数量和内容可以自由选择。当前，在档案工作强调开放性、研究性、智能化的要求下，如何刻苦实践，利用档案网站向同行介绍一些成功的做法和经验，供大家学习和参考，从而推动档案工作的开展。全行业共同前进，意义重大。因此，我们希望有实力、有实效的高校档案馆能够做好这些栏目的建设。
栏目设置没有什么规定，但根据档案馆的工作特点做出必要的规划和安排，还是能起到很好的作用。抓住重点、突出逻辑思维是首页栏目设置的基本要求。
2. 显示形式
网页内容的展示形式分为文字、图片、视频等，其中文字是最常用的形式，可以整理成文字，也可以组成目录列表、框架功能流程等，图片可以是单独表达或与文本混合表达。硬件设施优越的网站可以考虑上一节的视频内容。
档案网页内容的展示格式应当尊重原创性，即档案的本来面貌。纸质文件最好采用扫描版PDF格式，电子文件应采用红色编码并标有标题等，图片、视频文件应采用压缩技术处理，使其适合网络传输要求。
所有网页内容应设置为只读，并且某些内容应受到保护以防止复制和打印。当然，必须严格控制网页内容的准确性，对非存档信息尤其是引用的信息要仔细检查，不能忽视向用户传递劣质信息。有些网页内容还可以添加信息源，以规范化，方便验证时查找原文。
3. 界面布局
网页界面布局涉及美学设计技术和原则。虽然没有学校或专门技术，但有一些基本原则。笔者结合实际工作，列出以下两个方面供参考。
完整性方面：首页大元素排列有序，简洁直观的页眉、框架页、固定展示区域模式更适合档案网站布局。一级栏目直接展示的内容不要打开新页面，而是进入二级栏目时更换页面，并设置返回首页的按钮，避免访问者退出网站的尴尬关闭窗口。所有环节都必须顺畅、准确，不能嚣张，不能封杀。设置了链接但没有内容的页面必须有提示和说明。同级展示区域的背景、字体、格式标准应尽可能一致，色彩搭配协调、清晰。不宜使用非正体字母和繁体中文。当图片与文字混合时，以文字为主的图片所占面积较小；图片作为图片的主体部分放置在顶部。大多数非特殊内容的二级、三级栏目页面应采用首页标题和框架页，以方便访问者浏览和切换，充分体现超文本阅读的遍历性。
个性方面：应灵活处理专题栏目及其内容的安排。比如档案查询、网上展览、视频新闻、网上档案等一般都会更换新的页面，不需要套用首页的布局，因为这些栏目的功能比较具体，访问者的心态也不同。有明确的目的。另外，预留了足够的展示空间，风格新颖、宽松，与首页框架形成对比，达到网页设计手段上的活跃效果。一般来说，最好在这些页面的下部设置一个退出（实际上是关闭）按钮，以告知访问者返回主页的退出方式。对于供访问者下载或打印的内容，最好将其恢复为文件的原始实际格式，以便于处理。
4. 辅助功能
为了实现档案网站的在线更新和互动功能，在框架页面上集中设置留言簿、档案论坛、调查表、电子邮件、管理员登录等辅助功能是比较合适的。此外，友情链接、站内搜索、流量统计功能也是必不可少的。网站徽标和图像语言总比没有好。动画滚动（修饰）技术就足够了。
网页制作是网站建设的具体实践，需要设计者和开发者具备多方面的知识。前端设计需要掌握HTML语言、图像视频处理技术、动画制作技术等，后端设计需要熟悉动态网页制作技术、数据库系统技术、服务器配置技术等，还需要非常熟悉档案管理和档案业务知识。 。因此，档案网站建设人员必须刻苦学习，不断总结经验，反复实践，使网站建设取得结构合理、创意新颖、设计精美的良好效果。
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